Votre entreprise grandit et la gestion informatique devient un enjeu stratégique : entre la sécurité des données, l’assistance technique des systèmes, le contrôle des serveurs, des applis et de l’infrastructure, il devient complexe de tout gérer en interne. L’infogérance bureautique s’impose alors comme une solution clé, via la sous-traitance de votre système d’information auprès d’un prestataire externe. Confier vos opérations bureautiques à des spécialistes permet d’assurer l’utilisation, le support aux usagers, la révision de l’équipement, des programmes ou de l’hébergement, tout en maîtrisant les charges, les dangers et le respect des normes grâce à un contrat clair, des niveaux d’engagement précis et un domaine de prestation adapté aux emplois et aux moyens de votre PME.
L’essentiel à retenir avant de vous lancer
Avant de dédier votre infogérance informatique au meilleur expert en infogérance informatique, considérez ces points essentiels à analyser pour sécuriser votre système d’information, vos données et vos opérations :
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- Définissez clairement vos besoins : gestion globale ou sous-traitance partielle des dispositifs, serveurs, applis, plateforme et maintenance.
- Vérifiez les certifications, le respect des normes et les références du professionnel auprès de sociétés de votre secteur et de vos emplois.
- Évaluez la réactivité et l’assistance : contrôle, assistance, sécurité, protection des usagers et respect des niveaux d’engagement.
- Négociez un contrat d’infogérance adapté : domaine, performance de service, charges, gestion des dangers et protection informatique.
- Testez la collaboration via une intervention pilote pour valider l’expertise, la qualité de l’opération et l’utilisation des dispositifs informatiques.
Pourquoi votre PME a-t-elle vraiment besoin d’un expert en infogérance ?
Franchement, assurer en interne la gestion d’une plateforme informatique quand on dirige une PME ou une société, c’est vouloir cumuler plusieurs emplois à la fois. Entre la gestion du système de donnée, la protection bureautique, le contrôle des dispositifs, des serveurs, des applis, de la plateforme applicative, de l’équipement et des programmes, l’utilisation devient vite complexe et source de dangers pour les datas, l’application et les usagers.
L’externalisation bureautique, ou infogérance, via un professionnel spécialisé, permet de dédier cette gestion à des spécialistes. Plutôt que de mobiliser des moyens internes ou de recruter un informaticien, l’entreprise bénéficie d’une intervention complète d’offres bureautiques : maintenance, suivi en ligne, contrôle et sécurité, avec un contrat clair, des niveaux d’engagement définis et un domaine adapté aux besoins particuliers des métiers, tout en maîtrisant les charges.
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Concrètement, le professionnel d’infogérance assure la maintenance des serveurs, la gestion des dispositifs bureautiques, la sécurité des datas, le respect des normes, la révision de la plateforme et des applis, l’assistance client et la gestion du parc matériel. Le dispositif d’information reste opérationnel, les dangers sont réduits, les opérations fonctionnent, et l’entreprise peut se concentrer pleinement sur son cœur de métier, avec des coûts IT optimisés et une vraie sérénité au quotidien.
Les 5 critères incontournables pour choisir votre expert
Avant de dédier l’infogérance de votre dispositif d’information à un professionnel, il est essentiel d’analyser plusieurs critères clés afin de garantir une conduite bureautique fiable, sécurisée et adaptée aux besoins particuliers de votre entreprise, de vos emplois et de vos moyens.
L’expertise technique adaptée à votre secteur
Tous les spécialistes en infogérance bureautique ne proposent pas le même rang de service. Chaque entreprise évolue dans un environnement avec des contraintes spécifiques, des programmes applicatifs, des dispositifs, des applis et des obligations d’alignement propres. Le professionnel doit maîtriser votre domaine bureautique, comprendre vos outils, vos applis, vos dispositifs d’utilisation et avoir déjà accompagné des sociétés de taille comparable, avec des références concrètes et des prestations adaptées.
La réactivité et la disponibilité de l’assistance
La conduite bureautique ne s’arrête pas aux horaires de bureau. Un incident sur les serveurs, la plateforme ou les dispositifs peut impacter directement les utilisateurs, le client et l’utilisation. Vérifiez la qualité de l’assistance, le contrôle des dispositifs, la maintenance en ligne, la disponibilité des spécialistes, les délais d’intervention et les engagements contractuels définis dans les niveaux d’engagement, garantissant un degré de service clair et mesurable.
La transparence sur les charges et les prestations
Un contrat d’infogérance sérieux doit détailler précisément les opérations bureautiques inclus :
- Maintenance
- Assistance
- Supervision
- Gestion des équipements, des programmes, des applis ou du stockage
Le professionnel doit expliquer clairement les charges, les modalités d’externalisation, les prestations particulières, les interventions hors domaine et les contrats associés, afin d’éviter toute mauvaise surprise financière.
La sécurité et la sauvegarde des données
La sécurité informatique et la protection des datas sont des enjeux majeurs pour toute entreprise. Le professionnel doit assurer la sécurisation du dispositif d’information, la sauvegarde des datas, le respect des normes et la conduite des dangers. Il doit détailler ses solutions de sécurité, ses processus de contrôle, ses méthodes de sauvegarde, de restauration et ses certifications en cybersécurité, garantissant la continuité des opérations et des applis.
La capacité d’évolution et d’accompagnement
Un bon professionnel d’infogérance accompagne l’entreprise dans la durée. Il anticipe l’évolution des dispositifs bureautiques, l’extension de la plateforme, l’installation de nouvelles applis, la migration vers le cloud, le stockage applicatif ou l’ouverture de nouveaux sites. Cette capacité de conseil, d’accompagnement et d’adaptation aux emplois fait la différence pour soutenir la croissance de l’entreprise tout en maîtrisant les charges et les moyens.
Comment évaluer concrètement un prestataire ?
Maintenant que les bases de l’infogérance bureautique et de la sous-traitance sont posées, il devient essentiel de savoir différencier un professionnel réellement compétent d’une offre standardisée. Toutes les opérations bureautiques ne se valent pas, et le choix du bon partenaire a un impact direct sur la conduite du système d’information, la sécurité des datas, les charges et la performance globale de la société.
L’audit initial : un indicateur clé de professionnalisme
Un prestataire d’infogérance sérieux débute toujours par un audit complet de votre plateforme bureautique. Cette analyse couvre les équipements, les serveurs, les dispositifs, les logiciels, les applis, le réseau, les sauvegardes, la sécurité bureautique, la conformité et les processus d’utilisation. L’objectif est d’identifier les dangers, les failles de sécurité, les besoins en entretien, les moyens à optimiser et les éléments à conserver dans le domaine du contrat et de l’intervention. Un devis proposé sans audit ni analyse du système d’information, des dispositifs applicatifs ou de la plateforme est souvent le signe d’une externalisation inadaptée aux besoins particuliers de votre société.
Les références clients : la parole aux usagers
Au-delà des avis affichés, les références clients permettent d’évaluer la qualité réelle des opérations bureautiques. Échanger avec des sociétés de taille similaire permet de juger la réactivité de l’assistance, le respect des SLA, la qualité du contrôle, la conduite des incidents, la sécurité des datas et la tenue des engagements contractuels. Les retours d’usagers sont précieux pour mesurer la performance opérationnelle, la fiabilité du prestataire et la qualité de la relation client sur la durée.
Le test de la relation humaine et de l’assistance
L’infogérance repose sur une collaboration de long terme entre la société et ses spécialistes bureautiques. Dès les premiers échanges, il est important d’évaluer la capacité d’écoute, la pédagogie, la compréhension des emplois, la réactivité de l’assistance en ligne et la clarté des explications sur les dispositifs, les applis ou le stockage. Une relation de confiance solide est indispensable pour garantir une conduite efficace du dispositif d’information, une utilisation sereine et une sécurité optimale des opérations bureautiques.
Les pièges à éviter absolument
Après avoir accompagné de nombreuses entreprises et PME dans leurs projets d’infogérance bureautique et d’externalisation du dispositif d’information, certains pièges reviennent fréquemment. Les identifier en amont permet de sécuriser la conduite bureautique, les datas, les opérations et la relation avec le prestataire.
Le piège du prix le plus bas
La maîtrise des charges est un enjeu pour toute société, mais en gestion bureautique, un tarif trop bas cache souvent des prestations limitées. Assistance restreinte, contrôle insuffisant des dispositifs et serveurs, assistance incomplète, manque de spécialistes ou de ressources, protection affaiblie : ces failles peuvent impacter l’utilisation, les usagers et le client final. Mieux vaut privilégier un contrat d’infogérance offrant un bon niveau de service, des niveaux d’engagement clairs et une intervention adaptée au domaine bureautique, plutôt qu’un simple gain financier à court terme.
L’engagement trop long sans phase de test
Certains prestataires d’infogérance proposent des accords longue durée avec des charges attractifs, mais sans période d’essai. Or, sans tester la qualité de l’assistance, la réactivité, la conduite des dispositifs, des applis ou de l’équipement, le risque est réelle. Une mission pilote ou une intervention ponctuelle permet d’évaluer l’utilisation, le contrôle, la protection des datas et la capacité d’accompagnement avant de s’engager sur plusieurs années.
Le manque de clarté sur les responsabilités
Un flou sur les rôles et responsabilités peut fragiliser la relation entre la société et son prestataire. Le contrat d’infogérance doit définir précisément le domaine des opérations bureautiques, la conduite des incidents, les procédures d’escalade, l’alignement, la protection du système d’information et les responsabilités en cas de problème. Des accords clairs et bien structurés sont indispensables pour limiter les risques, sécuriser les datas et garantir une externalisation efficace et sereine.
Préparer votre entreprise à l’infogérance
Choisir le bon prestataire d’infogérance est une étape clé, mais la réussite de l’externalisation informatique repose surtout sur une transition bien préparée. Une mise en place progressive et structurée permet de sécuriser le système d’information, les datas, les opérations bureautiques et l’utilisation quotidienne de la société.
Impliquez vos équipes dès le départ
Les usagers, les emplois et les moyens internes sont directement concernés par la conduite des dispositifs bureautiques, des applications, des programmes et de l’équipement. Les associer dès le début facilite l’adoption des nouveaux services, de l’assistance et des outils installés par l’intervenant. Les échanges permettent d’identifier les besoins particuliers, les contraintes emplois, les dangers perçus et d’assurer une meilleure collaboration avec les experts en charge de la maintenance, du contrôle et de l’assistance en ligne.
Documentez vos processus actuels
Avant de dédier votre plateforme bureautique, vos serveurs, vos dispositifs, vos applis applicatives à un professionnel, il est essentiel de formaliser l’existant. Cette documentation doit couvrir les programmes critiques, les procédures de sauvegarde des données, la protection bureautique, les accès administrateur, le stockage et le respect des normes. Elle permet au professionnel d’intégrer rapidement le périmètre défini au contrat et de garantir la continuité des opérations.
Planifiez la transition
L’élaboration d’un projet d’infogérance nécessite une planification précise. Le professionnel et la société doivent définir un planning clair intégrant les étapes de migration, le contrôle des dispositifs, l’assistance client, la gestion des charges et les niveaux d’opération définis par les niveaux d’engagement. Une phase de recouvrement, avec une collaboration temporaire entre anciens et nouveaux intervenants, limite les dangers, sécurise l’exploitation et assure une sous-traitance bureautique fluide et maîtrisée.
Questions fréquentes sur le choix d’un expert en infogérance
Pour lever les derniers doutes et vous aider à faire le bon choix, voici les réponses aux questions les plus courantes que se posent les sociétés avant de dédier leur infogérance bureautique à un professionnel.
Combien coûte réellement l’infogérance informatique pour une PME ?
Le coût varie énormément selon vos besoins, mais comptez généralement entre 80 et 200€ par poste et par mois pour une intervention complète. C’est souvent moins cher qu’un informaticien à temps plein quand on inclut salaire, charges, formation et équipement.
Peut-on garder le contrôle de notre système informatique avec l’infogérance ?
Absolument ! Un bon prestataire vous donne accès à des tableaux de bord, des rapports réguliers, et reste transparent sur ses interventions. Vous gardez la main sur les décisions stratégiques tout en déléguant l’opérationnel.
Que se passe-t-il si on n’est pas satisfait du prestataire choisi ?
C’est pourquoi il faut négocier des clauses de sortie raisonnables dans le contrat. Un professionnel sérieux acceptera une période d’essai et des conditions de résiliation qui vous protègent. Évitez les engagements trop longs sans échappatoire.
L’infogérance convient-elle à toutes les tailles d’entreprise ?
Dès qu’une société a plus de 10-15 postes bureautiques, l’infogérance devient généralement rentable. Pour les plus petites structures, une assistance ponctuelle peut suffire, mais l’infogérance apporte une vraie sérénité dès qu’on grandit.
Comment s’assurer que nos données restent sécurisées ?
Vérifiez les certifications du professionnel (ISO 27001, ANSSI…), demandez où sont hébergées vos données, comment elles sont sauvegardées et chiffrées. Un bon professionnel sera transparent sur ses mesures de protection et acceptera un audit de votre part.
Faut-il privilégier un prestataire local ou national ?
Les deux ont leurs avantages. Un professionnel local offre une proximité rassurante et une connaissance du tissu économique régional. Un acteur national peut avoir plus de moyens et d’expertise. L’important est la qualité du service et la réactivité, pas forcément la distance.
